Assistant Import (H/F)

Missions :
• Assister un ou plusieurs Manager (cadre dirigeant, directeur…) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...)
• Prendre en charge le suivi de dossiers import
• Prendre en charge les services généraux
• Organiser les évènements spécifiques (séminaires, salons…) occasionnellement 
Taches :
• SECRETARIAT IMPORT :
Gérer et suivre les commandes VN et les expéditions toutes marques en accord avec la direction.
S’assurer de la bonne saisie des informations des commandes de VN dans le logiciel métier.
Gérer et suivre les demandes de crédits documentaires.
Réaliser à la demande de la direction les études de prix de revient.
S’assure du suivi des stocks VN
Gérer et suivre les dossiers des avaries maritimes
Gérer la réception et le traitement des dossiers imports fournisseurs
S’assurer de la validation des commandes fournisseurs avant leur envoi
Suivre les opérations de douanes
Contrôler les confirmations de commande faites par le service planning des constructeurs
Transmettre à la comptabilité Import le dossier de commande
Saisir le flottant
Identifier et suivre les Back-Order
Déclarer chaque mois les ventes et les arrivages
• SECRETARIAT DE DIRECTION :
Gérer le planning du Directeur et/ou des Managers à la demande
Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
Organiser des déplacements professionnels
Transmettre les informations des ventes, arrivages et PSI (reporting) et s’assurer des bonnes relations avec les fournisseurs.
Préparer et organiser des réunions
Saisir des documents numériques
Réaliser les commandes de matériels, de fournitures, vérifier la conformité des livraisons et répartir les commandes des fournitures
Gérer et suivre les travaux et aménagements
Réaliser la gestion administrative du courrier
Récupérer le courrier à la poste y compris les recommandés et se charger de leur distribution dans les services concernés
Réaliser à la demande le transport express de tous types de colis ou de documents
Prendre directement en charge certains dossiers spécifiques à la demande de la Direction et en assurer le suivi
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note de services …) à la demande de la Direction
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, courriers etc.)
 

Discrétion et confidentialité
Bonne capacité d’analyse et de synthèse
Maitrise de l’outil informatique
Maitrise de l’anglais indispensable
Gestion administrative
Sens de l’organisation, rigueur & précision
Méthode de classement et d’archivage
Bon relationnel et capacité à communiquer (écrit et oral)
Modalités d’accueil
Assiduité
Bon sens et pragmatisme
Permis B exigé